Stadträte nehmen Stellung zum Asylkostendebakel
Lenzburg Mit der Rechnung 2025 legte der Lenzburger Stadtrat offen, dass man verpasst hatte, 317 000 Franken Asylkosten beim Kanton zurückzufordern. Wie es dazu kommen konnte.
Wann hat der Stadtrat von diesem Fehler erfahren?
Taubert: Da gab es zwei Momente. Im Oktober 2025 habe ich als Ressortvorsteherin erfahren, dass ein Fehler passiert ist. Damals war der Kenntnisstand, dass ein Quartal nicht vollständig eingereicht wurde. Wie gross der Schaden tatsächlich ist, haben wir erst beim Rechnungsabschluss Anfang Jahr erfahren. Dann sind wir der Sache vertieft nachgegangen. Für mich war von Anfang klar, dass ich für diesen Fehler die Verantwortung übernehmen will.
Im ersten Moment hat man also einfach mal abgewartet?
Taubert: Im Gegenteil, 2024 und 2025 hatten wir in der Abteilung Soziale Dienste einen akuten Personalmangel. Es gab viele Wechsel, unter anderem hat die langjährige Buchhalterin per Ende Februar 2024 gekündigt. Wegen des Fachkräftemangels war es schwierig, die Stelle wieder zu besetzen. Zwischenzeitlich mussten externe Dienstleister einspringen; und Sachbearbeitende halfen zusätzlich zum Tagesgeschäft in der Buchhaltung aus. Im Fokus stand damals vor allem: den Leuten, die Anspruch auf Sozialhilfe haben, diese pünktlich auszuzahlen.
Schmid: Wir haben die Situation richtig antizipiert und den Rekrutierungsprozess für die jetzige Abteilungsleitung vorangetrieben. In dieser Zeit sind die Fehler passiert. Wir haben also gehandelt, rückblickend vielleicht etwas zu spät. Wir bedauern den Schaden sehr.
Frau Taubert, Sie sagen, Sie hätten das Ausmass des Fehlers nicht gekannt. Wie sind die Kommunikationsabläufe zwischen der Verwaltung und dem Stadtrat?
Taubert: Der Ressortvorsteher oder die Ressortvorsteherin ist mit der jeweiligen Abteilungsleitung in engem Kontakt. Je nach Wichtigkeit werden Angelegenheiten aus dem Ressort in den gesamten Stadtrat getragen. Ich tausche mich wöchentlich mit der Abteilungsleitung und den Fachbereichsleitungen aus. In diesem Fall entstanden situationsbedingt auf allen Stufen Kommunikationslücken.
Schmid: Grundsätzlich steht es den jeweiligen Stadträtinnen und Stadträten frei, wie sie ihre Ressorts führen. Dazu gibt es keine Vorgaben. Der Stadtrat beschäftigt sich allerdings regelmässig mit dem Thema «Gemeinsames Führungsverständnis».
Es gibt kein einheitliches Controlling?
Schmid: Das Controlling ist in der Verantwortung der Abteilungsleitenden. Diese müssen für sich definieren, wie sie in ihren Bereichen Kontrollen durchführen, damit keine Schäden passieren und das Tagesgeschäft gesetzeskonform abgehandelt wird. Ein übergeordnetes Controlling, das für alle Abteilungen gilt, gibt es nicht. Die Abteilung Soziale Dienste führt jedoch als einzige eine eigene Buchhaltung, um aufwendige Schnittstellen verhindern zu können. Als Back-up macht die Abteilung Finanzen zweimal im Jahr ein Reporting mit den Trimesterabschlüssen. Wir haben damals festgestellt, dass gewisse Zahlungen in Verzug sind bei den Sozialen Diensten und haben dies auch entsprechend zurückgemeldet.
Der Fehler ist bei den Sozialen Diensten passiert – und die Finanzabteilung hat das gewusst und zugeschaut?
Schmid: Wir wussten von den Rückständen, jedoch nicht im Detail, und haben darauf aufmerksam gemacht. Wir wussten aber auch von den Vakanzen. Wir haben von den Sozialen Diensten die Rückmeldung erhalten, dass man sich des Verzugs bewusst sei, die Abrechnungen noch gemacht würden. Die Kontrolle hat auf Stufe Finanzen also funktioniert. Da die Rückzahlungen des Kantons und die subsidiären Leistungen teilweise verzögert erfolgen, wurde auch nicht weiter eskaliert.
Wer ist für den Fehler verantwortlich?
Taubert: Es handelt sich um eine Verkettung unglücklicher Umstände. Da war die schwierige Personalsituation. Dazu kam die neue Frist des Kantons per Anfang 2025, die besagte, dass man nicht mehr rückwirkend abrechnen kann. Diese Punkte sind Teil der Erklärung, sollen jedoch keine Entschuldigung für die Fehler sein.
Und der Stadtrat hat nichts von dieser neuen Frist gewusst?
Taubert: Der Kanton hat direkt in die Abteilung Soziale Dienste kommuniziert. Er hat auch Mahnmails verschickt, etwa mit dem Hinweis, dass noch zwei Wochen Zeit bleiben, um die Rückforderungen zu stellen. Diese Mails blieben aber in der Abteilung hängen, sodass die Informationen nicht bis zur Leitung beziehungsweise zum Stadtrat gelangten.
Schmid: Der Fehler auf der Führungsstufe war, dass es niemand kontrolliert hat. Und dies war so, weil es während dieser Zeit sehr viele Baustellen in der Abteilung Soziale Dienste gab.
Wird der Stadtrat die betroffenen Mitarbeitenden entlassen, welche die Kommunikation und die Kontrolle unterlassen haben?
Schmid: Nein, der Stadtrat hat die Situation mit der Person, welche die Kontrolle hätte durchführen sollen, aufgearbeitet. In Anbetracht der Gesamtumstände sind wir zum Schluss gekommen, dass das Vertrauensverhältnis weiterhin da ist. Wir wollen eine positive Fehlerkultur. Wenn Fehler proaktiv angesprochen werden, kann der Schaden begrenzt und es kann verhindert werden, dass sich ein Fehler wiederholt.
Taubert: In der Krisensituation hat die Leitungsperson ausserdem immer wieder wertvolle Beiträge geleistet sowohl für die Abteilung, die Mitarbeitenden als auch für die Klientel der Sozialen Dienste. Die Person, die die Mails nicht weitergeleitet hat und damals die Buchhaltung verantwortete, arbeitet nicht mehr bei der Stadt Lenzburg.
Welche Konsequenzen zieht der Stadtrat, damit so etwas nicht wieder passiert?
Taubert: Schon während der Krisensituation hat der Stadtrat Massnahmen ergriffen. Er hat die Stelle Buchhaltung von 100 auf 150 Prozent erhöht und eine neue Gesamtleitungsstelle geschaffen. Als das Ausmass des Schadens bekannt war, wurden sofort die Prozessabläufe verbessert, auch wurde eine interne Kontrolle eingeführt. Die Situation in der Abteilung konnte inzwischen stabilisiert werden.
Wie gut stehen die Chancen, dass die Stadt Lenzburg auch nur einen Rappen von diesen 317 000 Franken zurückerhalten wird?
Schmid: Wir konnten den Schaden bei unserer Organhaftpflichtversicherung anmelden. Dieses Verfahren läuft nun. Die Chance, dass wir einen Teil des Betrags zurückerhalten, ist intakt.
Taubert: Bestünde keine Chance, hätten wir es gar nicht erst versucht. Das Learning ist für uns klar: Die Prozesse wurden hinterfragt und verbessert, ebenso möchten wir auch jene Möglichkeiten ausschöpfen, die den Schaden reduzieren.
